Alternant.e assistant.e vie d'équipe

Description du poste

MISSIONS

Sous la responsabilité de l’Assistante vie d’équipe et de la Chargée du développement RH, l’Alternant.e Assistant.e vie d’équipe aura pour mission d'épauler l’équipe support au sein du cabinet UTOPIES.

Il ou elle travaillera sur les missions suivantes :

1. Vie de l'équipe

Accueil, courrier et standard téléphonique

Accueil des personnes visitant les bureaux (clients, fournisseurs, partenaires, candidats) : ouverture des portes, proposition de rafraîchissements, information du pilote/responsable interne concerné, accompagnement à la salle désignée, etc.
Ouverture et tri du courrier, répartition et classement
Réponses au standard téléphonique

Relation avec les prestataires

Téléphone, photocopieuse, informatique
Assurances
Chaudière, Alarme, Jardiniers, Ménage

Achat et matériel - aussi responsables que possible

Courses et consommables
Matériel de bureau
Suivi du rangement de la salle photocopieuse et alertes éventuelles à l’équipe

2. Évènements et communication internes

Soutien aux Ressources Humaines pour des événements internes

Organisation du processus d’onboarding et d’offboarding des nouveaux salariés et stagiaires
Séminaires et Teambuildings : sélection des prestataires, réservations et organisation de la logistique
Organisation des réunions réunissant toute l'équipe (coordination, interventions d’experts)
Organisation de sessions d’inspirations ou de sensibilisation (ex. formation aux premiers secours, dépistage surdité, interventions d’associations œuvrant pour les SDF, etc.)
Fêtes de fin d’année

Communication interne :

En lien avec les RH et le CSE, publications régulières sur le réseau social interne de l’entreprise pour transmettre des informations aux collaborateurs et animer la vie d’équipe

3. Évènements et communication externes

Soutien au Pôle New Business et aux équipes pour l’organisation d’évènements

Organisation de Masterclass où sont aussi conviés les clients (conférences de philosophes, économistes, sociologues…)
Conférences / formations / séminaires
Salons

4. Administratif et financier

Soutien sur les tâches de classement et archivage

Profil de l'entreprise