Assistant/assistante du département ferroviaire

Description du poste

DESCRIPTION DE L'OFFRE

Assistant/Assistante du Département Ferroviaire

Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans  le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires. 

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’environnement, de l’industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 6 700 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité.

Libérez vos talents, rejoignez-nous !

Au sein de la Branche Transport et Infrastructures Urbaines / Département Techniques Ferroviaires, vous êtes l’assistant du directeur du département. Dans ce cadre, vous effectuez des missions administratives, vous vous occupez de la facturation et venez en support au chargée de coordination ferroviaire dans le cadre des appels d’offre.

Environnement de travail

Poste basé(e) au sein de la Branche Transport et Infrastructures Urbaine / Département Techniques Ferroviaires, à Choisy Le Roi
Déplacements ponctuels en France

MISSIONS :

Assistanat du département

Gestion administrative :

comptes rendus de réunion, courriers, organisations réunion et support aux équipes, réservation de salles, etc…
Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département : vérification des notes de frais et validation 1er niveau
Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département

Gestion du personnel arrivant :

Gestion du matériel : demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI….
Mouvement de personnel et affectation
Accueil des personnes

Facturation

Création des numéros d’imputation dans SAP
Création des dossiers missions et suivi (sur réseau L2)
Suivi, réalisation et relance de la facturation des affaires du département (SNCF et non SNCF)
Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions pour les projets sous responsabilité du département : devis A, devis B, fichier de suivi des affaires et des facturations avec veille des écarts, alerte des responsables de mission pour gestion des écarts

Suivi des indicateurs SMART

Carnets de mission
CVs
Enquête satisfaction client
Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
REX mission
REX sécurité
Attestation de bonne exécution par phase de projet/certificat de capacité

Gestion des prestataires de service

Rédiger les contrats et assurer leur suivi (mise à jour chaque année avec revalorisation)
Rédiger les lettres de commandes en adéquation avec les missions
Suivre les facturations/envoi à la comptabilité
Saisir les factures dans les dossiers de missions

Support chargé de coordination ferroviaire

Il s’agit d’assurer une continuité de service lors des absences de la chargée de coordination.
La chargée de coordination lui confie des appels d’offre régulièrement pour prendre en charge les besoins. Dans ce cadre, l’assistant aura en charge :
Le téléchargement des DCE sur les plateformes SNCF
La diffusion des consultations (Fiche expressions de besoin et DCE) aux personnes concernées
La gestion des retours : GO/ NO GO sur les plateformes SNCF
Le montage administratif des offres :
Réalisation des dossiers administratifs des candidatures/ offres/BAFO (AE, marché application, CPA, CPT, DC4, DC1, DC2, liasse administrative…) - Aide dossier technique : récupérer les CVs identifiés dans les organigrammes, organisation RO…
Le dépôt des offres et le suivi de leur évolution (BAFOs et Auditions…) et les réponses à apporter
La création des opportunités dans Reflex en adéquation avec la AO

Nous vous offrons :

Une entreprise sociale et citoyenne (accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, Fondation)
Une politique de partage des résultats (intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié)
Des opportunités de carrière et un accompagnement dans vos challenges professionnels (politique formation individualisée, parcours métiers, mobilité métier et géographique)
Une immersion au sein d’une équipe de passionnés, à taille humaine où règne une ambiance conviviale, des projets d’ingénierie d’exception, un accompagnement par des ingénieurs expérimentés et soucieux de partager et transmettre leurs savoirs et savoir-faire.

PROFIL REQUIS

Qualités et compétences requises

Connaissance générale des outils informatiques et bureautiques
Avoir le sens de la coopération et du travail en équipe
Rigueur, organisation

Profil de l'entreprise